ECM与SaaS结合并不顺利

瓶客

最近SaaS（软件即服务）计算模式正得到越来越多的关注。通过这种方式，公司不再需要维护服务器和运行数据中心。在一些情况下，这种模式还可以节约公司的IT开支并帮助公司快速地部署新服务。由于这种潜在的好处，SaaS在许多领域开始迅速发展，比如CRM（客户资源管理）市场。不过，在企业内容管理（ECM）领域，客户对SaaS的接受有些慢，尽管有一些厂商正在极力改变这种现状。
ECM系统之所以变得流行是出于两个原因。公司数据正在移动中产生：员工在越来越多的小型设备上产生信息，比如笔记本电脑、上网本和智能手机。信息的形式也越来越多，比如数据库、文本文档、表格、图片和Web内容。

此外，越来越多的规制要求公司有效地监视并管理它们的信息。市场调查公司451 Group的高级分析师Kathleen Reidy表示："许多公司被一些问题困扰，比如‘我该保存哪些信息？'和‘我该将信息存储在哪里？'。"ECM产品可以帮助解决这些问题，因为ECM产品可以为公司数据提供集中目录。

不过，其中一些ECM产品的根源可以追溯到十年前甚至二十年前，因此这些产品不能轻易地转型为SaaS解决方案。因此，许多知名的ECM提供商还没有拥抱这种模式。不过，一些厂商，比如Hyland Software，SpringCRM和Xythos Software正在向市场推出SaaS解决方案。

这些厂商之所以对SaaS感兴趣是出于一系列原因，首要原因当然和钱有关。ECM系统比较昂贵，起步价经常达到10万美元，而且如果系统管理范围很大且复杂性很高的话，价格也经常会突破100万美元。通过SaaS解决方案，采用ECM产品的客户可以避免新部署所带来的前期费用。因此，即使预算比较紧张，这些客户也可能会实施ECM项目。

SaaS服务还可以节约公司成本。同购买ECM软件和服务器并维护这些软硬件相比，每月支付费用模式下的总服务成本可能更低。

不过，潜在的成本节约是否可以实现还取决于公司部署的系统类型。市场调查公司Gartner Inc.的研究副总裁Mark R. Gilbert指出："如果一家公司部署ECM的复杂性比较低，那么很有可能可以通过SaaS解决方案实现成本节约。但是，如果这家公司需要大量的定制化，那么即使SaaS也不能节约许多成本，因为客户需要为独特功能支付额外费用。"这些额外费用来自于因定制而带来的整合与咨询费用。

包括ECM解决方案在内的应用程序正变得越来越复杂，而许多公司受困于如何开发、增强和维护内部知识技能以有效运行不同系统。比起公司内部员工，SaaS提供商可能更加熟悉典型的部署与维护问题，并可以更快地实施必要的修改或寻找到更有创新性的解决方式。

SaaS宣称这种解决方案可以帮助客户减少人工。使用SaaS的公司可以让员工从维护任务中摆脱出来，从而从事更加重要的工作。在一些情况下，由于SaaS厂商就可以维护ECM系统，公司客户可以减少必要的员工人数或避免增加员工。

不过，这种服务方式也有潜在的不利因素。客户担心失去对自己信息的控制权。公司信息的控制权在这种模式下被转移给第三方。

一些公司可能对这种变化感到不舒服。Gartner的Gilbert表示："大型公司经常不愿意采用SaaS解决方案，因为它们担心失去对公司数据的控制权。因此，中小型公司往往是SaaS提供商的目标客户。"

不过，还有新的安全问题。当信息不再位于自己的数据中心，不再拥有自己的防火墙和其他安全系统的保护时，维持适当的安全检查变得更加困难。客户现在需要寻找一个可以让SaaS提供商进来但限制其他外部人员访问的方式。此外，客户还必须相信SaaS厂商已经采取了足够的安全检查措施来确保其数据中心是安全的。

由于SaaS解决方案相对来说还是新事物，最佳实践才刚开始摸索，因此如何确保这些服务是安全的仍然是一个正在进行中的课题。此外，目前还不清楚SaaS方式是否能满足越来越多的政府规制的要求，比如萨班斯法案。

由于所存储的数据的重要性，SaaS解决方案在ECM领域的进展比其他软件部门要慢。不过，随着SaaS解决方案的成熟以及普及率的提高，它们在ECM领域的影响力预计将增强。