从文档架构、职位到权限，浅谈企业网盘的文件管理艺术

云盒子

从企业网盘的发展史来看，只有满足企业层级式管理，才能收获更多大用户的信任。

随着产品不断迭代，企业网盘在功能设计早已不再停留于文件分享层面，而是数据安全管理层面，即使用户一开始只是为了解决文件分享问题而来，到最后，安全管理问题也会上升到他们重视的高度。

企业网盘如何一步一步接管企业数据安全管理的重任？

下面以云盒子私有云企业网盘为例，从文件结构、管理员和职位管理以及文件权限三个角度说明企业网盘的安全管理模式。

01文件结构

不管是程序设计、建筑空间设计还是知识导图设计，都会使用树状以显示科学的等级关系，文件架构也不例外。

云盒子web - 文件模块局部截图

云盒子企业网盘在客户端文件模块的功能结构设计上，为了让用户维持Windows资源管理器的文件访问习惯，不管是挂载在系统盘的虚拟盘VDisk客户端，还是Web、Windows客户端、Mac客户端，文件结构树状展现。这样不仅逻辑清晰，也能让用户更快地找到文件。

02管理员和职位

为企业管理人员分配管理权限是完善企业网盘管理制度的第一步，在云盒子企业网盘中，从分配管理权限、设置职位两步完成整个云盘的管理框架。

人员管理员

Admin为相应人员分别为设置公司文档管理员、部门文档管理员、公司人员管理员、部门人员管理员，以及流程管理员，实现有组织、有架构的管理模式。

云盒子web - 人员设置 - 设置人员管理权限

云盒子web - 部门设置 - 设置部门管理员

例如将公司HR设置为公司人员管理员、将各部长设置为部门文档/人员管理员。这样一来，人员入离职，可以交由HR或各部长为其开设/注销云盒子账号。在云盒子企业网盘中，各项管理并不依赖系统超级admin，符合企业的管理模式。

职位设置

在云盒子企业网盘中设置职位，目的是实现一键给不同部门却同属于某一职位的人员快速授权，以及工作流节点人员的无缝切换。

云盒子web - 职位管理 - 增删改职位

云盒子web - 人员设置 - 设置职位

  例如我们在云盘中设置【科长】职位，把所有科长都添加到该职位后：

- 在文件权限设置时，人员选择【科长】，就可以一次性把权限授予所有科长；

- 文件催办时，把文件推给【科长】，实现所有科长都收到提醒，不需要一个个账号去选择；

- 工作流实现节点人员无缝切换。当人员有变动，更改人员职位，即可批量替换工作流节点。举个例子，陈总在云盘的职位是【总经理】，他以【总经理】这个职位参与了公司报账、借款、采购等多个工作流，现在被调到总部了，由张总接替他的工作。这时，只要把张总的账号职位设置为【总经理】，张总就能接管陈总所有的工作流审批工作。

03文件权限

文件权限管理是企业网盘应用中最重要的一环，影响着文件的下载、外发安全。云盒子可自定义11级文件权限 ：

显示、预览、下载、移动、上传、修改、外链、删除、授权、禁止访问、受限制（文件夹独有，受限制人员仅能看到文件夹内自己上传的文件。）

云盒子windows客户端 - 文件自定义权限

各个部门管理员通过对细化本部门各个人员的文档访问权限，从而实现文档的安全管理，不该看到的，不能改动的，都在管理员的把握之内。

大部分企业用户最初都是为了解决文件共享或文件存储安全问题而选择企业网盘产品，并没有考虑到后续的管理问题。但随着业务的发展、数据量的剧增、人员的流动等，企业网盘的管理职能就显得异常重要。

企业网盘作为数据存储中心，能否顺畅地适应这些变化并解决这些问题就变得尤为重要。

云盒子企业网盘在产品设计上，一直从企业的管理需求出发，探索更多的功能场景，还可针对集团企业的需求做定制开发。