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电梯直达

1楼 [收藏(0)] [报告]

发表于 2008-07-31 10:03 |只看该作者 |倒序浏览

作者: 郑峰

　　我们都知道，在ERP系统中，品号信息是最重要的基础资料。若品号信息输入错误，则后造成连锁反应，后续的物料需求计划、产品生产、物料采购等等都不可能准确。毕竟，你吃进去的是垃圾，就不要想ERP系统会吐黄金出来。

　　下面笔者结合一家企业的品号信息管理流程，来谈谈企业该采取哪些措施来保障品号信息的准确性。这家企业他们为了保障品号信息的准确性，采取的是专人负责的策略。也就是说，在系统中能够维护品号信息的人只有一个，他需要对输入系统的数据的准确性负责。

　　闲话少说，下面笔者就以这家企业的流程为背景，谈谈在产品信息管理中的一些技巧。

　　第一步：手工填写申请单。

　　当某个部门需要建立一个新品号时，如某个采购员发现有一个原材料的替代料是，就需要填写内部联络单，即品号信息申请单。

　　若要保证品号信息的准确性，笔者以为，这个申请单的格式是非常重要的。这家企业的品号信息申请单，基本上是按照系统中品号信息的格式所填写的，字段都跟系统中的一一对应。同时，对于哪些是必须填写的内容都有明确的表示;同时，在填写的过程中，也要求员工遵守编码规则，如品号的规格必须按照颜色、材质、大小等顺序书写。如此的话，若该产品信息允许输入系统的话，则产品信息维护人员就不需要再进行整理，降低错误的发生率。

　　根据笔者这么多年来的项目实施经验，对于这份品号信息申请单，有以下建议：

　　1、品号信息申请单制作完成后，需要对各个部门相关人员进行培训，教育他们如何书写，并且，重要的是需要强调清单填写的规则。

　　2、有时候不同种类的材料，可能具有不同的填写要求。如对于包装材料，可能规格处跟零件的规格内容有很大差异;又或者在填写原材料的时候，不需要英文描述，但是，在填写成品信息申请单时，还需要英文描述。可见，不同的产品信息填写上可能会有很大的差异，此时，最好能够按照各自品号信息填写的特点，制作多张品号信息申请单格式，如成品信息申请单、原材料信息申请单等等。如此的话，员工在需要的时候，选择合适的信息申请单进行填写，如此的话，可以避免一些张冠李戴的错误。

　　3、在品号信息申请单中，可以添加一些必要的标记，以提高品号信息申请单填写的准确性。如对于一些必须填写的内容，可以利用底纹或者星号加以注释，提醒员工必须填写这些信息;同时，对于一些比较长或者难以记忆的输入规则，可以进行分解处理。如产品的规格在ERP系统中可能是一个字段，但是，企业在实际管理中，发现品号的规格中需要输入11个内容，此时，若不一一加以分解的话，则员工在书写申请单的时候，很容易遗忘，此时，我们就可以在品号信息申请单中进行分解，把它分解成一个个字段，如此的话，用户就不会忘记输入规格中的某个内容，而且，顺序也不会搞乱。而ERP信息维护员在输入系统的时候，也只需要依次进行输入既可。

　　第二步：研发部门进行初步处理。

　　当产品研发部门收到需求人的品号信息申请的时候，就需要对这个信息进行初步审核。在这个过程中，他们主要做以下几个工作。

　　1、首先，他们需要核对这个品号信息在系统中是否已经存在。为了防止品号信息的重复，防止一物二码的情况的发生，研发部门在收到品号信息申请单的时候，需要先核对这个产品以前是否在系统中建立过。在实际管理中，由于部门员工在时常的变换，所以，新来的员工由于不熟悉以前的产品信息，所以，在品号信息申请的时候，经常会碰到品号信息重复的情况。所以，研发部门在这个环节上要把好关，严防一物二码情况的发生。

　　2、其次，研发部门需要核对相关信息的准确性，特别是规格信息。在品号信息清单中，最重要的莫过于是规格信息。因为品号信息中的规格，直接影响到物料采购的准确性。笔者以前实施过一个项目，他们是通过品号复制来新建品号信息，因为系统中存在一个品号跟需要新建的品号信息差不多。但是，产品信息维护人员在复制的时候，忽略了规格字段中的一个内容，就是长度。原来以前那个品号中对于长度的要求是15CM，而新的品号则需要12CM就行了。由于这个长度没有改过来，结果导致采购回来的材料太长。后来企业不得不对这批材料进行加工，把多余的3CM材料裁掉。但是，这裁下来的材料制能够当作废料卖掉，企业这张订单也就白做了。还是买来的笔需要的长，若比需要的短的话，则企业的损失可能会更大。所以，在产品信息中，规格字段是一个非常关键的字段，研发人员在审核的过程中，需要对这个内容进行关注。

　　3、另外，研发人员在接收到品号信息申请单的时候，还需要浏览一下，看看单据是否按要求填写。如一些必须填写的字段是否已经填写完。在实际工作中，会经常发现一个情况，就是用户填写的内容太长，超过系统可以接收的长度。所以，在品号信息清单设计的时候，最好在清单上注明这个字段的最大长度，以警告员工因为输入过长的信息，而导致这个信息无效。

　　当研发部门核对信息无误后，就可以在ERP系统中建立品号信息。在上面笔者也提到过，若在ERP系统中，以前有类似品号信息的话，可以通过品号复制的功能，来输入品号信息。但是，这需要注意一点，品好复制会把以前品号信息中的内容，一成不变的加以复制。所以，信息维护人员在碰到一些有区别的地方，要特别注意，一定要修改过来。

　　在输入品号信息的过程中，还有一项重要的工作，就是对产品进行编码。品号编码是ERP系统用来区别品号信息的唯一标识符。若这个编码错误的话，则会让ERP系统感到无所适从。所以，在品号编码的时候，信息维护人员一定要严格按照品号编码原则进行编码。在有的ERP系统中，也提供了一些辅助的编码手段，利用这些功能，可以提高编码的准确性。如有的ERP系统支持按产品分类进行编码。如企业把产品分为大中小三类，而编码原则就是大众小三类的类别码加流水号。则信息维护人员之需要输入产品的分类，系统就会按照既定的规则对品号进行编码。如此的话，即准确，又方便。

　　第三步：完善相关信息。

　　当信息维护人员在ERP系统中输入产品信息后，这个信息还不能够马上使用。因为此时，产品信息还没有完善。若该产品信息要用于采购或者生产的话，还需要加入一些辅助信息。在后续的完善过程中，主要需要加入以下信息。

　　1、标准成本信息。若企业在ERP系统中有标准成本计算需要的话，则新品号建立之后，信息维护员需要把打印出来的品号清单拿给相关的人员，让他们确定这个材料的标准采购成本。这个价格是后续用来计算标准成本所必需的。若没有输入这个标准成本信息的话，则系统会以采购价格作为标准成本的计算依据。

　　2、供应商与采购价格。若该产品需要进行采购，让ERP系统安排采购计划，则必须在产品信息中输入供应商与采购价格。若没有供应商信息的话，则该材料将无法生成采购信息，在生成采购单的时候，会向用户提示“没有供应商，无法生成采购单”。为此，为了能够生成正确的采购单，在信息后续完善的过程中，需要采购部门进行配合，确认供应商。但是，在实际管理中，有时候可能是采购员自己去市场上买的，也就是说，在购买之前不能确认供应商。此时，该如何处理呢?笔者在实施项目的过程中，若遇到这种情况，则会建议企业，先建立一个虚拟的供应商，当产品信息建立的时候，不能确认供应商信息，而且，其他部门又急着要的时候，可以先为这个品号信息指定这个虚拟的供应商，以方便采购部门进行采购。不能因为一个材料未确定供应商，而影响其他材料的采购。不过，等到找到合适的供应商之后，一定要记得及时进行更改。

　　3、一些采购控制信息。如该材料在生成采购单的时候，可能有最小采购批量的限制，而供应商也可能有包装数量的控制等等。为此，在品号信息完善的过程中，若能够收集这些信息的话，则最好把它收集起来并且输入进ERP系统。如此的话，在考虑采购计划或者生成采购单的时候，系统就会考虑这些因素，从而减少采购单的更改。

　　4、安全库存的管理。对于某些材料，企业可能还需要进行安全库存管理。所以，在品号信息建立的过程中，可能还需要设置安全库存。不过在项目管理中，笔者很少发现企业在品号信息新建的时候，确认安全库存。因为一般安全库存需要等到这个产品稳定后，再根据一定的生产情况才会确定。所以，这个安全库存信息到不是在产品信息新建的时候必须要考虑的内容。

　　等到这些必要的信息都收集完成之后，信息维护人员再在ERP系统中完善这些信息。如此的话，ERP系统品号信息的维护都有一个人负责，其他人所做的内容就是在书面单据上进行确认。