浅谈企业合同管理

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企业离不开合同，企业的运营实际就是合同的履行。对内表现是劳动合同，对外是买卖、承揽、租赁等类型合同。合同管理是生产力，是企业不可或缺的平台。因此，合同管理的好坏与否直接关系到企业生存、发展。为此，笔者依据《合同法》以及自身的企业合同管理经验，简述企业的合同管理，供大家参考，以希有所裨益。
一、合同管理架构
１、合同管理的决策机构：
股东会／董事会或其授权的总经理／经理室，负责建立合同管理制度、保障合同管理机制的正常运行、参考合同管理信息及时做出决策。
２、合同管理的审核部门：
（１）法务部门，职责：审核合同的合法性、监控合同履行、及时协助业务部门处理合同纠纷等，如未有专业的法律人员，可由业务熟、有较好法律知识人员兼职；
（２）财务部门，职责：审核是否符合预算、监督合同价格的合理性；
３、合同管理的业务部门：
　　合同的业务部门包括人事部门，是合同的经办部门负责合同的履行、变更等事宜。
４、合同管理的档案部门：
　　档案部门负责合同的归档保存、统计，定期提供合同履行报表等信息以提醒业务部门合同的正常履行同时供决策部门作决策参考。
二、合同版本
合同版本分为劳动合同与业务合同版本。
１、劳动合同依据《劳动合同法》，其内容基本法定，没有太多的约定内容，值得一提的是可以约定违约金，如有过培训的员工；行业禁止等条款。可根据企业的实际需要，部分岗位可从劳动合同调整为劳务合同、承揽合同、委托合同等形式以规避劳动合同的较高企业成本。
２、业务合同可由相关的法律专业人员会同业务部门制订格式合同或固定的格式条款，以保障自身的利益。
三、合同签订
合同签订是合同管理的基础。签订合同时尽量采用格式合同，如条件不允许可要求加入格式条款，以最大限度保证企业利益。
１、流程：
业务部门→审核部门→决策部门→用印→档案部门。合同管理的决策部门应严格要求按照合同流程签订合同，特别是保证审核部门的独立性。
２、合同签订的审查：
（１）合同对方主体的真实性审查，如营业执照原件／复印件、授权委托书等；
（２）合同对方履约能力的审查；
（３）合同条款完整性的审查等。
四、合同履行
合同履行是合同管理的关键。合同履行可分为两种，其一，履行正常；其二，履行时出现合同变更或合同解除。应建立合同履行的预警机制，由业务部门对非正常的合同履行及时书面呈报给决策部门或法务部门。
１、合同变更，因签订合同时的客观情况发生变化或其他原因，需要对合同的履行内容做出适当调整。合同变更时业务部门应该严格注意证据的保存，如双方来往的函件、变更协议书等。函件往来采用传真方式的，应该需要对方的签名予以确认。
２、合同的解除，可分为法定解除或约定解除。笔者提醒的是合同解除是通知到达才生效，应取得对方的签名。如不能取得对方签名确认应该采用邮政快递等方式保存合同解除或协商内容的证据。
五、合同纠纷
１、建立合同纠纷处理制度。如事前预防制度，在合同中尽量约定合同纠纷管辖地在确定我方。
２、合同纠纷以协商为宜。协调时，选派业务熟与有较好法律知识的员工或法律专业人员会同（以两人为宜）参与处理。
３、合同纠纷处理后应双方签订协议书。
六、合同档案
建立档案管理制度，注意编号、保密等事宜。人员宜选用有一定的法律知识人员。
七、合同培训
１、合同培训的作用，增强员工合同意识以保证合同管理的正常进行同时透过培训从侧面激发员工、企业的凝聚力。
２、合同培训的人员选用，可由法务部门办理。条件允许可聘请专业的法律人员予以培训，但考虑各个企业的不同特点，培训前应由相关部门介绍企业的情况，以制作针对性、实用性的培训教材。
八、合同信息化管理
企业管理信息化的到来，我们可以借助于恒润基合同管理系统来帮我们管理合同，它的管理理念是以合同文本、合同资金和合同履行为三条主线，贯穿整个业务管理流程，方便及时统计调用数据。强大的业务管理思想，是业务管理的好选择。