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项目管理过程之进度控制 [复制链接]

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发表于 2014-11-27 17:27 |显示全部楼层
  简单说,进度控制就是比较实际状态和计划之间的差异,并作出必要的调整使项目向有利的方向发展。这其实也说明计划和实际状态之间总会存在一些差异,也就是“计划跟不上变化”,有的人因此得出结论“计划没用”。那么,面对不断变化的实际情况,计划到底有没有用?有什么用?

  其实,没有“计划”便无从谈“变化”,也就是说计划只是一个基准,它是对未来的“预测”,或者说计划好象一个准星,它指定的方向可以命中目标,但在子弹飞行过程中会受各种因素影响,不能保证一定命中目标。但可以肯定的是,没有准星命中的可能性会大大降低,因为你无法记录偏差和修正弹道。工作中计划的作用是协调工作、分析变化,如果不根据计划执行并进行必要的控制,计划没有什么意义。也就是说控制过程中计划才能发挥作用。

  进度控制可以分成四个步骤:Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(行动),简称PDCA。关于Plan(计划)的我们在以前的章节中已经讨论了很多,这里不做赘述。但不要指望计划打印出来往墙上一挂大家就会照着执行,在开始执行前还有重要一环:任务的委派。

  委派在进度的控制中有非常重要的地位,很多时候计划失控并非因为某个人不努力,而仅仅是因为没有弄清要求。正确的委派活动要控制好三个关键点:时间点、交付物、责任人。

  ·时间点是指任务明确的开始/结束时间,最后同时交代清楚工作上下游关系;

  ·交付物是指任务的结果,一般是工作产品。交付物应明确指明具体要求;

  ·责任人是指“出了问题你该找的那个人”。如果需要几个人协作完成任务,一定要明确指明谁负责,不能为了搞平衡而让他们共担责任,这可能造成谁都不担责任。

  任务委派最好有文字记录,如果任务比较简单,可以用责任矩阵描述,而复杂的任务可以给每个人任务书。无论采用那种方式,委派时最好要当面沟通和确认,并得到责任人的承诺。为了确保责任人真的理解了任务,可以在说明任务后让责任人复述一遍,有意思的是一般你都会发现不符或遗漏。如果组织结构不只一层,委派任务时还要向下“看一级”,即看看你的下级是否正确地将任务委派给了它的下级,实践证明“看一级”对提高项目的控制力度非常有效。

  任务委派完成后当然就是执行(Do)了。执行过程中项目经理及时沟通情况和交流进展,调度和协调资源,处理变更和应付意外。这个过程说起来简单,但实际做起来就难了,这里不多讨论。

  检查(Check)可以在执行过程中的检查点进行,也可以在特地的时点进行。检查的目的是比较实际情况与计划差异,以确定当前的状态。比较正式的检查方式有例会、周报、汇报;非正式的方式包括口头询问、非工作时间的交流。另外,交付物的质量和提交情况、变更记录也是重要的检查手段。

  在正式检查方法中,例会是一种非常简单有效的方式。例会可以在周末召开,也可以在周一召开。个人建议周一好些,一是经过周末可能事情又发生了变化,应该在一起重新更新一下;二是不必让大家周末就开始承受下周任务的压力。召开例会应注意以下几点:

  ·例会以检查和确认为主。检查任务完成了吗?没完成的原因是什么?需要多长时间才能完成?不要责备、埋怨或谈项目计划无关的事。

  ·在确认了当前状态后,再讨论该如何调整工作或计划,并一定要落实到具体的行动方案上。

  ·对于需要确认的问题,可以安排一系列只由相关人员参加的专题讨论,而不必要让所有的人在一起讨论一些局部的话题。

  ·例会的结果要形成会议纪要或填写周报。这些文件应该保存,并可能作为下次会议的前提和依据。

  为了检查方便,在制定计划时要注意任务的颗粒度要适中,即应该尽量让任务的工期小于检查周期,这样例会上可以比较确切地判断任务的完成情况。例如,如果例会是每周一次,则任务工期最好小于1周,这样可以明确地判定一个任务是“完成”还是“没完成”,而不会发生“哦,大概完成了85%……”这种情况。

  检查后如果发现“变化”就要行动(Action),如果项目出现延期的情况,常用的调整措施包括以下几类:

  ·增加投入:增加人力资源,加班,或指派更有经验的人,一般这都会带来成本的上升;

  ·减少产出:减少工作范围或降低要求,当然这需要征得客户的同意;

  ·新的方法:采用新的方法和技术,但这可能会带来新的风险;

  无论采取什么措施,在调整的过程中有几个基本原则一定要注意:

  ·要“及时调整”,即优先调整近期开始的任务,不要让风险后移;

  ·优先调整工期长的任务,因为压缩同样的百分比,工期长的任务节省的时间多;

  ·要全面评估对时间、质量、成本和风险等方面的影响,避免“拆东墙、补西墙”;

  进行调整后可能产生新的工作计划,这个计划应该及时通知相关各方,至此项目又会进入新的一轮PDCA过程。其实,项目的进度控制正是不断重复着两个动作:

  ·向后看—确定当前的状态,因为“If you don’t know where you are,a map won’t help”。

  ·向前看—调整和更新计划,因为“Plan is nothing,Planning is everything”。

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发表于 2016-10-17 12:21 |显示全部楼层
说的挺好的。
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