ECM如何帮助专业服务公司管理项目文档？

连宗奇

为什么专业服务公司选择OceanX ECM？

专业服务公司的专业人员每天都需要处理大量的项目文件。如果公司没有实施ECM解决方案，则可能会遇到以下问题：

OceanX ECM是一个专业的项目管理系统，专门为专业人士管理项目文件而设计，既高效又安全。

OceanX ECM为专业人士提供企业内容管理解决方案，有效组织，搜索和管理客户事务。通过使用审计跟踪，版本控制，访问控制，电子邮件管理，法律案件管理和索引等强大功能。它不仅帮助专业人员在分布式团队之间执行以项目为中心的协作，而且还实施其工作实践以与政策保持一致。

•   纸本文件夹可能散落在桌面上

•   难以搜索需要的纸本文件，可能会损坏或丢失

•   一次只能有一个人访问项目文件夹

•   电子邮件和电子档文件必须手动打印和归档

•   对正在访问的文档没有审计跟踪

•   在办公室中消耗大量宝贵的存储空间来存储项目文档

•   电子邮件管理 - ECM为专业人员提供了一个管理所有收到的电子邮件的平台，可以轻松地同时发送和存档电子邮件，或者只提交附件。

•   以项目为中心的工作空间（PCW） - ECM通过使用审计追踪，版本控制，访问控制，法律案例管理和索引等ECM功能，为专业人员组织，搜索和管理他们的项目，以提高整个流程和效率。

•   实现地理透明度 - ECM为专业人员提供了一个平台，即使他们位于不同的地理区域，也可以在项目文件夹上进行协作

•   知识管理 - ECM提供了一个管理所有公司知识资产的环境，以充分利用它。ECM帮助专业服务公司管理知识资产（例如先例，专有技术和形式），并让专业人员帮助他们提高绩效和生产力。

•   版本控制 - ECM提供了一个工具，可以帮助专业人员创建或搜索需要的最新文档版本的文档，而不用担心选择旧文档会浪费时间在错误的文件或文件夹上。

•   改善客户服务 - ECM帮助专业人员有效处理所有客户事宜，并获得良好的客户体验和客户服务。

OceanX ECM解决方案-针对专业服务公司

法律项目管理 - 您可以管理从查询到实际案件的所有法律案件，并在OceanX ECM法律案件管理工具中创建相关文件夹。

以项目为中心的工作空间 - 以项目为中心的工作空间对于律师来说是非常重要的，因为这样可以提高生产力。它提高了电子文件的采用率，并降低了安全风险，对管理正在进行的工作如合同，电子邮件等有用。

Outlook Add-in- 您可以直接将传入和传出的Outlook文件/附件保存到OceanXECM，系统会建议一个存档位置，以便您只需单击一下即可存档电子邮件。以前提交的电子邮件有明确的标记，所以你不浪费时间提交你的同事已经提交的。

Office Add-in - 您可以将MS Office文件直接打开保存到OceanXECM中，不需要先保存MS Office文件并上传到ECM界面。

撷取项目文件信息- 您可以使用全文OCR，IMR，条形码识别，可搜索的PDF和表格识别等技术通过扫描仪，电子邮件或其他设备将您的项目文件输入到OceanX ECM，您可以轻松地索引和保存项目文件到OceanX ECM。

版本控制 - 版本控制使专业人员能够轻松高效地搜索/创建最新的文件。

审计跟踪 - 对文件的操作正在被记录，审计跟踪提供详细的记录，列出每个事件文件夹和文件的每个编辑和访问记录。

项目文档索引 - 您可以通过在OceanX ECM中自动索引来更轻松地找到您。项目文件索引将被自动继承到文件夹索引中，不需要任何手动输入。

通过OceanX PDFX将文档转换为PDF - 您可以使用OceanX PDFX的工具轻松地将任何文档转换为PDF，包括水印，页码，贝特编号和安全控制。它还可以用于将OceanX ECM中的事项文件夹中的文档与目录和封面页面绑定为Project Bibles

连宗奇

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